Quels sont vos conseils pour élaborer des listes de tâches de fin de projets de manière efficace ?
J'me demandais si vous aviez des astuces pour bien organiser les todo lists de fin de projet. Souvent, c'est le bazar, on oublie des trucs, on se retrouve à courir après le temps... Comment vous faites pour rien laisser passer et boucler les choses proprement ? Vous utilisez des outils particuliers, des méthodes spécifiques ? J'suis preneuse de tout conseil !
Commentaires (18)
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Moi, ce que je fais souvent, c'est de partir des livrables. Tu prends chaque truc que tu dois rendre, et tu listes toutes les petites actions nécessaires pour que ce soit nickel. Après, tu priorises en fonction des délais et de ce qui bloque le reste. Ca aide pas mal à y voir plus clair et à pas se perdre dans le détail.
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C'est pas mal cette approche par livrables, VieuxBits. Perso, j'aime bien visualiser le truc. Une vidéo qui explique comment utiliser les listes de tâches sur un tableau de bord (un truc basique, mais parfois ça aide) :
En gros, ça rejoint ton idée de décomposer, mais avec un support visuel. Après, chacun sa méthode hein ! -
Le visuel, c'est top pour ceux qui ont une mémoire plus visuelle. Bien vu.
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C'est vrai que le visuel peut aider, mais je trouve que ça dépend vraiment du type de projet. Pour des trucs très techniques ou avec beaucoup de données, j'ai plus de mal avec les tableaux de bord. Je préfère un bon vieux tableur bien structuré.
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Tableur, c'est bien aussi, faut juste pas se laisser dépasser par les lignes qui s'allongent... un coup de propre régulier, c'est la base.
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Merci pour vos retours et le partage de la video, je vais tester ça, ca me parait pas mal comme approche.
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L'idée du tableur, EnduitZen, c'est quelque chose que j'utilise beaucoup, surtout en tant que logisticienne de chantier. C'est vrai que ça peut vite devenir illisible si on n'est pas rigoureux. Un "coup de propre régulier", comme tu dis, c'est primordial. En fait, ce que je fais, c'est que je structure mon tableur en plusieurs onglets. Un onglet "Global" avec une vue d'ensemble des tâches, leur statut (en cours, terminé, bloqué), les responsables, et les dates butoirs. Ensuite, j'ai des onglets dédiés à chaque corps de métier (électricité, plomberie, maçonnerie, etc.) avec le détail de leurs tâches respectives et les liens vers les documents (plans, fiches techniques, etc.). Ça évite d'avoir une liste interminable et ça permet de filtrer facilement par intervenant. Ce qui est dans le "data", avec l'histoire de la liste des réserves, c'est typiquement le genre de truc que je gère dans un tableur. Je crée une colonne pour la description de la réserve, une autre pour la localisation précise (numéro de lot, étage, etc.), une pour la date de constatation, une pour le responsable de la levée de réserve, une pour la date de levée prévue, et enfin une pour le statut (ouverte, en cours de traitement, levée). Au niveau du budget, ça peut être pas mal d'intégrer une colonne "coût estimé de la levée de réserve". On peut vite avoir des surprises sur les chantiers... Si on prend l'exemple des réserves liées à la construction (comme suggéré dans les mots-clés), il faut regarder tout ce qui est conformité avec les normes. D'après des stats que j'ai lues, environ 15% des réserves sont liées à des non-conformités avec les normes de construction. Ces non-conformités peuvent entraîner des surcoûts importants si elles ne sont pas détectées et corrigées à temps. Il ne faut pas oublier la communication avec tous les intervenants. Le cloud, c'est un super atout car tout le monde est au courant en temps réel. Un tableau de bord visuel comme dans la vidéo peut être bien pour la communication, mais un tableur est top pour le suivi et le détail.
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Hello HermioneBasson41, Quand tu dis "boucler les choses proprement", tu penses à quoi exactement ? 🤔 C'est surtout au niveau de la gestion des documents, des validations, ou plutôt de la communication avec les équipes ? Ou c'est un mélange de tout ça ? Ca pourrait aider à préciser les conseils 😉
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Salut WonderLust41, C'est vrai que c'est un peu vague comme question... En fait, je pensais surtout à la gestion des documents (genre, être sûre qu'on a bien toutes les versions à jour, que tout est rangé au bon endroit), et aussi à la communication, pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde avant de clôturer le projet. Les validations, c'est important aussi, mais ça va un peu avec le reste, je trouve. J'espère que c'est plus clair !
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Donc, si je comprends bien, tu cherches surtout des méthodes pour que l'archivage et la diffusion des infos soient carrés. C'est une bonne priorité pour éviter les litiges post-projet.
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Exactement. C'est précisément pour ça que je me posais la question. Merci de l'avoir reformulé de manière aussi claire.
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Pour la gestion des documents, si tu as des documents papier, je te suggère de les scanner et de les organiser dans des dossiers numériques avec une nomenclature claire (date, nom du projet, type de document). C'est un peu chronophage au début, mais ça facilite grandement la recherche après. Et pour la communication, je pense que c'est bien de faire une réunion de clôture avec toutes les personnes impliquées pour faire le point sur les derniers détails et s'assurer que tout le monde est d'accord avant de finaliser.
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Scanner les papiers... pfff, quelle corvée LuminaFlora20 ! 😅 Mais bon, c'est vrai que aprés, on est content de retrouver ses infos facile. Perso, j'suis plus du genre à tout faire direct sur l'ordi, ça évite ce genre de manip en fin de chantier. 😉
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Hello ! EnduitZen, je te rejoins complètement sur l'aspect "corvée" du scan... Mais bon, parfois, on n'a pas le choix, surtout si on bosse avec des entreprises qui aiment encore le papier. 😅 Pour compléter ce que disait LuminaFlora20, et en lien avec la demande d'HermioneBasson41, je pense que la clé, c'est vraiment une bonne organisation dès le début du projet. Un truc qui me paraît essentiel, c'est de définir une "arborescence" claire pour les dossiers numériques. Par exemple, un dossier principal avec le nom du projet, et ensuite des sous-dossiers par type de documents (plans, contrats, correspondances, etc.) et par phase du projet (avant-projet, exécution, réception). Et là, je rejoins Nadia64 sur l'importance d'utiliser un tableur pour le suivi des documents. Perso, j'utilise un tableur avec des colonnes pour le nom du document, sa date de création, sa version, son emplacement dans l'arborescence, le responsable de sa mise à jour, et son statut (brouillon, validé, obsolète). Ca permet de s'assurer qu'on a toujours la dernière version et que tout est bien rangé. Au niveau de la communication, je suis d'accord avec LuminaFlora20 sur la réunion de clôture, mais je pense qu'il faut aussi mettre en place des points de suivi réguliers pendant toute la durée du projet. Ca peut être des réunions hebdomadaires ou des comptes rendus écrits. L'important, c'est de s'assurer que tout le monde est au courant de l'avancement du projet et des éventuels problèmes rencontrés. D'ailleurs, les outils clound sont vraiment précieux pour la communication. Les outils collaboratifs sont vraiment un plus. Un truc à faire lors de ces réunions de clôture : une revue des risques qui auraient pu impacter le projet, et comment les éviter par la suite. Et pour finir, je pense qu'il est essentiel de bien archiver tous les documents à la fin du projet. Ca peut servir en cas de litige ou pour des projets futurs. Perso, je garde tout pendant au moins 10 ans, conformément aux obligations légales.
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WonderLust41, 10 ans mini, t'es prudente ! Moi, j'ai tendance à garder *ad vitam aeternam*. On sait jamais quand un truc peut ressortir du placard... vaut mieux prévoir que guérir, comme on dit.
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EnduitZen, tu as raison de souligner l'importance de la conservation *ad vitam aeternam*. Dans mon domaine, l'architecture, on a souvent besoin de se replonger dans d'anciens projets, parfois des décennies après leur réalisation. Les normes évoluent, les matériaux vieillissent, et on peut être amenés à faire des expertises ou des rénovations. WonderLust41 a soulevé un point essentiel : l'arborescence des dossiers. C'est la clé pour s'y retrouver. J'ajouterais qu'il est aussi pertinent de standardiser les noms de fichiers. Par exemple, utiliser un format "AAAA-MM-JJ_NomDuDocument_Version.pdf". Pour la question d'HermioneBasson41, je pense que la réunion de clôture est un moment déterminant pour s'assurer que tout le monde est aligné. C'est l'occasion de passer en revue les points suivants : * **Les livrables :** S'assurer que tous les livrables ont bien été remis et validés par le client. * **Les réserves :** Faire le point sur les réserves éventuelles et leur statut (levée, en cours, etc.). Nadia64 a donné de très bons conseils sur la gestion des réserves dans un tableur. * **Le budget :** Vérifier que le budget a bien été respecté et qu'il n'y a pas de dépassements injustifiés. Anticiper les litiges. * **La documentation :** S'assurer que toute la documentation est complète et bien rangée (plans, contrats, correspondances, etc.). * **Le retour d'expérience :** Analyser ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré pour les prochains projets. WonderLust41 a raison de le mentionner. En parlant de réserves, il est important de noter que, comme le suggère les données, environ 15% d'entre elles sont liées à des non-conformités aux normes. Ca montre à quel point il est déterminant d'être rigoureux sur le respect des règles de construction. Et pour l'archivage, je suis d'accord avec WonderLust41 : 10 ans, c'est un minimum. Même si le scan, c'est une tâche ingrate, c'est un investissement sur le long terme. Et avec les outils actuels, on peut même automatiser une partie du processus (reconnaissance optique de caractères, etc.). L'essentiel, c'est de pouvoir retrouver rapidement l'information quand on en a besoin.
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Tout à fait NostalgieCréative81, standardiser les noms de fichiers, c'est une excellente idée. Gain de temps assuré à la longue ! 👍 Et la revue des points que tu proposes pour la réunion de clôture est super complète. 👌
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La réunion de clôture, c'est clair que c'est le moment où tu peux encore un peu taper sur les doigts de ceux qui ont traîné les pieds... enfin, façon de parler, hein. L'idée, c'est que chacun prenne conscience de ses responsabilités. Après, faut surtout bien faire signer les PV, sinon ça n'a aucune valeur. Pour revenir aux listes de tâches initiales, avoir une bonne gestion documentaire permet de responsabiliser les équipes, ça aide à la clôture.
HermioneBasson41
le 20 Avril 2025